Legal
Política de Privacidad
This policy explains how Yasha Limited (registration no. HE 419811), Office 908H, 9th floor, Nicolaou Pentadromos Center, Limassol 3312, Cyprus (“HireCue”, “we”, “us”) — the data controller for the HireCue application, the account portal at account.hirecue.ai, and the website hirecue.ai (the “Service”) — collects, uses, and protects personal data.
The short version. HireCue is local-first: your interview transcripts, AI answers, and knowledge-base documents are stored on your device, not on our servers. Audio is processed in real time to produce transcription and suggestions, then discarded — we don't keep it and we don't use it to train AI models. On our side we keep only what's needed to run your account: identity, subscription, and usage counters. Optional Google Analytics through Google Tag Manager, Meta Pixel, Yandex Metrika, and, when enabled, self-hosted OpenReplay session replay load on the marketing website only after you explicitly choose “Allow analytics” in “Privacy choices.” You can withdraw that common choice at any time.
1. Datos que recopilamos
Datos de cuenta
Cuando creas una cuenta, recopilamos tu dirección de correo electrónico, nombre (si se proporciona) y datos de autenticación. La autenticación es manejada por nuestro servicio de identidad auto-hospedado (auth.hirecue.ai); tu contraseña se almacena solo como un hash con sal.
Datos de facturación
Los pagos se procesan a través de un procesador de pagos de terceros. Recibimos el estado de tu suscripción, el plan, los últimos cuatro dígitos y marca de tu tarjeta, y el país de facturación; nunca recibimos ni almacenamos el número completo de tu tarjeta. El procesador de pagos maneja tus datos de pago conforme a su propia política de privacidad como controlador independiente para la prevención de fraude y como nuestro procesador para pagos.
Datos de uso y derechos
Para hacer cumplir los límites del plan y mejorar la confiabilidad, registramos eventos de medición: conteos de respuestas por modo, marcas de tiempo y duraciones de sesión, versión de la aplicación y sistema operativo. Estos contadores no incluyen el contenido de tus entrevistas.
Audio, transcripciones y documentos — procesados, no almacenados
Cuando utilizas la transcripción en directo o las funciones de respuesta, el audio del micrófono y del sistema se transmite en tiempo real a nuestro proveedor de voz a texto, y el texto resultante se envía a través de nuestra puerta de enlace a proveedores de modelos de IA para generar sugerencias. Este procesamiento es transitorio: no almacenamos tu audio, transcripciones ni respuestas de IA en nuestros servidores. Las transcripciones, respuestas y los documentos que añadas a tu base de conocimientos se almacenan localmente en tu dispositivo, donde puedes eliminarlos en cualquier momento. Para crear y consultar el índice de la base de conocimientos, los fragmentos relevantes de documentos y las consultas de búsqueda se envían a través de nuestra puerta de enlace a nuestro proveedor de embeddings. Con nuestra configuración de retención cero, ni nuestra puerta de enlace ni el proveedor conservan ese contenido; los vectores numéricos devueltos se almacenan localmente en tu dispositivo. No utilizamos tu contenido para entrenar modelos de IA ni permitimos que nuestros proveedores lo utilicen para entrenamiento al prestar el Servicio.
Comunicaciones de soporte
Si nos envías un correo electrónico, conservamos la correspondencia mientras sea necesario para ayudarte y para mantener registros de la solicitud.
Sitio web
The hirecue.ai marketing website offers Google Analytics 4 through Google Tag Manager, Meta Pixel, Yandex Metrika, and, when enabled, self-hosted OpenReplay under one common “Allow analytics” choice. None of these optional browser analytics tools loads before that choice, and Global Privacy Control or Do Not Track keeps them off. Google, Meta, and Yandex may process the sanitized page address and referrer, browser/device information, IP address, and measurement identifiers or cookies for page measurement, campaign attribution, and configured conversion goals. Yandex Webvisor, clickmap, and automatic link tracking are disabled. OpenReplay runs on our infrastructure in Germany and records marketing-page content, clicks, navigation, and technical behavior. Inputs and payment interfaces are obscured; sensitive form and payment data, QR codes, deep links, tokens, network bodies, and authentication/cookie headers are hidden or excluded; and legal, account, authentication, and hosted payment pages are outside its scope. Page URLs are stripped of query strings and fragments, and external referrers are reduced to their origin before transmission. You can refuse or withdraw all optional analytics through “Privacy choices”; withdrawal reloads the page to unload vendor code. Our operational target is to delete replay sessions within 30 days. The website also stores language, attribution, and privacy choices in browser storage. Our hosting and content-delivery provider processes IP addresses and request logs to serve and secure the site. The account portal uses strictly necessary cookies/storage for sign-in sessions.
2. Cómo utilizamos los datos
- Para proporcionar el Servicio: autenticación, transcripción en tiempo real y respuestas de IA, aplicación de límites del plan, actualizaciones automáticas (cumplimiento de contrato).
- Para procesar pagos y prevenir fraude (cumplimiento de contrato; intereses legítimos; obligaciones legales).
- Para responder a solicitudes de soporte (cumplimiento de contrato; intereses legítimos).
- To secure and improve the Service using aggregate, non-content usage data and, only with your common analytics choice, optional website analytics and enabled session replay (legitimate interests for essential security; consent for optional browser analytics).
- Para enviar mensajes de servicio como recibos, notificaciones de renovación y seguridad (cumplimiento de contrato; obligaciones legales). No enviamos correo de marketing sin tu consentimiento.
3. Con quién compartimos datos
We share personal data only with the processors and service providers needed to run the Service. After your common analytics choice, website measurement data may be sent to Google, Meta, and Yandex through the tools described above; OpenReplay remains self-hosted by us and starts only when separately enabled in our build. Other providers act under contracts that require them to protect data and use it only to provide the relevant service.
We do not sell personal data. After your common analytics choice, we use Meta Pixel for measurement and attribution as described above, but we do not provide interview content or account data to advertisers. We may disclose data if required by law, or in connection with a merger or acquisition (in which case this policy continues to apply to data collected before the change).
4. Transferencias internacionales
Nuestros servidores están alojados en la Unión Europea. Algunos de nuestros proveedores procesan datos en los Estados Unidos y otros países. Cuando los datos se transfieren internacionalmente, nos basamos en salvaguardas apropiadas como las Cláusulas Contractuales Tipo de la Unión Europea y, cuando sea aplicable, el Marco de Privacidad de Datos EU–US.
5. Retención
- Datos de cuenta y uso: guardados mientras tu cuenta exista. Cuando eliminas tu cuenta, los eliminamos o anonimizamos dentro de 30 días, excepto donde la ley requiera una retención más larga.
- Registros de facturación: guardados según lo requiera la ley fiscal y contable.
- Audio y contenido: no almacenados por nosotros — ver Sección 1.
- Correos de soporte: guardados hasta 24 meses después de que se resuelva la solicitud.
6. Seguridad
Todo el tráfico está cifrado en tránsito (TLS). Los datos del servidor están protegidos con controles de acceso y el principio del menor privilegio; las contraseñas están hasheadas; los datos de pago se manejan por un procesador de pagos PCI-DSS Nivel 1. Ningún sistema es perfectamente seguro — si una brecha afecta tus datos, te notificaremos y a las autoridades competentes según lo requerido por la ley.
7. Tus derechos
Dependiendo de dónde vivas (incluido bajo el GDPR y leyes similares), tienes derecho a acceder, corregir, exportar, restringir, objetar el procesamiento de y eliminar tus datos personales, y a retirar el consentimiento cuando el procesamiento se base en consentimiento. Puedes ejercer estos derechos enviando un correo electrónico a support@hirecue.ai desde tu correo electrónico de cuenta; la eliminación de cuenta también se puede solicitar desde el portal de cuenta y se completa dentro de 30 días. También tienes el derecho de presentar una queja ante tu autoridad local de protección de datos.
8. Menores
El Servicio no está dirigido a menores de 16 años, y no recopilamos deliberadamente sus datos. Si crees que un menor nos ha proporcionado datos personales, contáctanos y los eliminaremos.
9. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política a medida que el Servicio evoluciona. Para cambios materiales te notificaremos (por ejemplo por correo electrónico o en la aplicación) antes de que entren en vigor. La versión actual siempre está disponible en esta página, con su fecha efectiva arriba.
10. Contacto
Privacy questions and requests: support@hirecue.ai
Yasha Limited (HE 419811), Office 908H, 9th floor, Nicolaou Pentadromos Center, Limassol 3312, Cyprus